Tablas de Retención
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación. En el caso de la Universidad del Cauca, esta codificación podrá realizarse cuando se hayan identificado las series documentales de las divisiones, Facultades, Centros y Departamentos.
Ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, es decir, todas las series, subseries y sus correspondientes tipos documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la Universidad. En el archivo de gestión el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización.
En la Universidad del Cauca se ha optado por trabajar únicamente la identificación documental por un código numérico a cada sección, subseccion y sus correspondientes departamentos y áreas.
